KUALA NERUS, 10 Ogos – Universiti Malaysia Terengganu (UMT) memperkukuh transformasi digital pengurusan rekod universiti menerusi pemeteraian Persetujuan Bersama Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Fungsian bersama Arkib Negara Malaysia (ANM).
Menjalankan fungsi Naib Canselor UMT, Prof Dr Suriyani Muhamad berkata, persetujuan itu menjadi asas penting dalam memperkemas pengurusan kitaran hayat rekod universiti, termasuk penyimpanan, capaian dan pelupusan secara lebih sistematik.
Menurutnya, langkah berkenaan juga selaras dengan Akta Arkib Negara serta peraturan berkaitan, selain menyokong perancangan UMT ke arah pelaksanaan Digital Document Management System (DDMS).
“Transformasi pengurusan rekod bukan sekadar memindahkan dokumen fizikal kepada bentuk digital, sebaliknya melibatkan perubahan menyeluruh terhadap cara rekod diwujudkan, diurus, dicapai, disimpan dan dilupuskan.
“Dengan adanya sistem pengurusan dokumen digital, proses kerja dapat dilaksanakan dengan lebih cekap, penggunaan kertas dan ruang penyimpanan fizikal dapat dikurangkan, selain membuka peluang kepada penerapan teknologi baharu seperti AI dalam pengurusan maklumat universiti,” katanya ketika berucap pada Majlis Menandatangani Persetujuan Bersama JPR Fungsian UMT bersama ANM di sini.
Beliau juga berkata, usaha itu merupakan kesinambungan kepada penambahbaikan Klasifikasi Fail UMT dengan kerjasama ANM yang mendapat perakuan rasmi Ketua Pengarah ANM pada November 2024.
“Pembangunan JPR Fungsian melibatkan penelitian terhadap siri rekod, tempoh penyimpanan serta nilai arkib bagi memastikan proses pelupusan dapat dilaksanakan secara teratur dan mematuhi ketetapan yang berkuat kuasa.
“Persetujuan bersama ini akan menjadi panduan rasmi kepada UMT dalam mengurus kitaran hayat rekod secara lebih sistematik, selain menjadi asas kepada universiti untuk bergerak ke arah pengurusan dokumen yang lebih digital dan cekap,” katanya.
Sementara itu, Ketua Pengarah ANM, Zaidin Mohd Noor berkata, transformasi digital membolehkan proses pengurusan dan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih pantas berbanding kaedah konvensional.
“Pelupusan rekod kini boleh dilaksanakan sepantas 14 hari berbanding sehingga enam bulan menggunakan kaedah lama.
“Ini menunjukkan bagaimana pendigitalan dan teknologi mampu mempercepatkan proses kerja tanpa mengabaikan aspek pematuhan serta integriti rekod,” katanya.
Menurutnya, ANM turut memberi penekanan terhadap aspek integriti rekod bagi memastikan maklumat yang diurus kekal sahih, boleh dipercayai dan mempunyai nilai sebagai rekod rasmi.
“ANM kini sedang membangunkan sistem rekod baharu yang dinamakan Digital Record and Archive dengan gabungan teknologi AI bagi memperkukuh pengurusan rekod secara lebih pintar dan cekap,” katanya.
Dalam pada itu, UMT melihat pendigitalan pengurusan rekod sebagai sebahagian daripada agenda transformasi universiti yang lebih luas, khususnya dalam memperkukuh kecekapan perkhidmatan, tadbir urus dan pengurusan berasaskan data.
Prof Dr Suriyani berkata, kejayaan pelaksanaan pengurusan rekod digital memerlukan komitmen semua Pusat Tanggungjawab (PTj) serta warga UMT agar pengurusan rekod menjadi sebahagian daripada amalan kerja harian.
“Teknologi hanyalah salah satu komponen. Yang lebih penting ialah membina budaya kerja yang menghargai rekod sebagai aset strategik universiti serta memastikan setiap warga memahami tanggungjawab dalam mengurus maklumat dengan tepat, selamat dan berintegriti,” katanya.
Pemeteraian persetujuan bersama itu dilihat sebagai langkah strategik UMT dalam membina ekosistem pengurusan rekod yang lebih sistematik, digital dan bersedia menerima perkembangan teknologi termasuk AI, selaras dengan aspirasi transformasi digital sektor awam.
Tag :
Artikel Berkaitan
